Kontrola wydatkowania dotacji
Kontrola projektów unijnych
Prowadzimy kompleksową kontrolę projektu i nadzorujemy prawidłowe wydatkowanie środków – gwarantujemy zgodność z umową, przepisami i wytycznymi instytucji finansujących.
Skontaktuj się252 mln zł
pozyskanych z dotacji Unii Europejskiej
98,2 %
zaakceptowanych wniosków o dotacje
165 +
zrealizowanych projektów unijnych
Szymon Łuczak
Łukasz Kowalski
Jak wygląda pomoc w trakcie kontroli projektu?
Kontrola realizacji projektu
Kontrola realizacji projektu to standardowy element każdej inwestycji współfinansowanej ze środków zewnętrznych. Może być przeprowadzana przez instytucję finansującą, instytucję zarządzającą programem lub inne uprawnione organy.
Wsparcie w trakcie i po zakończeniu projektu
Wspieramy naszych klientów zarówno w trakcie realizacji projektu, jak i po jego zakończeniu – w ramach kontroli końcowej lub kontroli trwałości. Nasza pomoc w trakcie kontroli dotacji obejmuje każdy etap: przygotowanie, udział oraz opracowanie dokumentacji i wyjaśnień.
Przygotowanie do kontroli
Po otrzymaniu zawiadomienia o planowanej kontroli realizacji projektu, wspólnie z klientem przeprowadzamy wewnętrzny przegląd dokumentów i przygotowujemy zestawienie wymaganych materiałów. Sprawdzamy poprawność opisów faktur, kompletność protokołów, zgodność wydatków z budżetem oraz realizację działań promocyjnych wynikających z umowy. Przygotowujemy także dokumenty dodatkowe – oświadczenia, notatki służbowe, wyjaśnienia – i pomagamy uzupełnić ewentualne braki.
Udział i działania po kontroli
Jeśli zachodzi taka potrzeba, uczestniczymy w kontroli – online lub na miejscu – jako wsparcie merytoryczne i organizacyjne. Odpowiadamy na pytania kontrolujących, wyjaśniamy kontekst projektu i dbamy o właściwe przedstawienie dokumentacji. Po zakończeniu kontroli pomagamy opracować odpowiedzi na zalecenia pokontrolne, jeśli takie się pojawią. Dzięki temu cały proces przebiega sprawniej, a ryzyko negatywnych konsekwencji dla beneficjenta zostaje zminimalizowane.
Jaki zakres kontroli dotacji oferujemy?
Wspieramy Cię na każdym etapie kontroli – od przygotowania dokumentacji, przez obecność podczas wizyty, aż po obsługę pokontrolną i okres trwałości. Działamy jako merytoryczne zaplecze, reprezentujemy przed instytucją i dbamy o to, by cały proces przebiegł sprawnie, zgodnie z przepisami i bez zbędnego stresu.
Najczęstsze błędy w kontroli projektów dotacyjnych
Podczas kontroli projektów unijnych najczęstsze problemy to niespójna dokumentacja, błędy w procedurach zakupowych i brak zgodności z harmonogramem, które mogą skutkować utratą części dofinansowania. Pomagamy uporządkować dokumenty, przygotować procedury, zadbać o oznakowanie i zabezpieczyć projekt przed konsekwencjami formalnych uchybień.
Niespójna dokumentacja dotycząca projektu
Jednym z najczęstszych problemów wykazywanych podczas kontroli projektów unijnych jest brak spójności pomiędzy dokumentami. Skany faktur załączone do wniosków o płatność często różnią się od fizycznych wersji dokumentów, harmonogramów czy protokołów odbioru. Tego typu rozbieżności mogą wzbudzić wątpliwości kontrolujących i prowadzić do zakwestionowania wydatków. Dlatego kluczowe jest wcześniejsze przeprowadzenie dokładnej weryfikacji wszystkich materiałów i ich zgodności z umową.
Błędy w procedurach zakupowych
Kontrola prawidłowości postępowań zakupowych bardzo często kończy się nałożeniem korekt finansowych – nawet do 25% kosztów kwalifikowalnych. Najczęstsze błędy to zawężające konkurencję warunki udziału, brak dopuszczenia produktów równoważnych czy niepełne opisy kryteriów oceny. W trakcie kontroli dotacji wspieramy klientów już na etapie przygotowania procedur, dbamy o zgodność z wytycznymi programu, tworzymy zapytania, pomagamy w ocenie ofert i kompletujemy dokumentację gotową do weryfikacji.
Opóźnienia i brak zgodności z harmonogramem
Jednym z obszarów najczęściej analizowanych podczas kontroli projektów unijnych jest realizacja zgodna z harmonogramem. Działania wykonane po terminie, bez odpowiedniego aneksu lub wyjaśnienia, mogą skutkować uznaniem kosztów za niekwalifikowalne. Monitorujemy terminy, pomagamy w przygotowaniu wniosków o zmiany i reagujemy na ryzyka opóźnień, zanim wpłyną one na wynik kontroli.
Braki w oznakowaniu i działaniach promocyjnych
Nieprawidłowości w zakresie obowiązków informacyjno-promocyjnych to częsty punkt krytyczny w trakcie przebiegu kontroli. Brak oznakowania sprzętu, brak wymaganych logotypów czy niedokumentowanie działań promocyjnych może prowadzić do korekty nawet w przypadku prawidłowo zrealizowanego zadania. Przypominamy o obowiązkach wynikających z umowy i pomagamy w ich realizacji – od przygotowania grafik po dokumentację zdjęciową.
Brak analizy rażąco niskiej ceny
W trakcie analizy wyników kontroli coraz częściej pojawiają się uwagi dotyczące braku oceny ofert pod kątem rażąco niskiej ceny. Nawet jeśli wybrana oferta była najkorzystniejsza, brak analizy może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi. Pomagamy w ocenie ofert i dokumentowaniu przebiegu procedury, zwłaszcza gdy różnice w cenach są znaczące.
Niekompletna archiwizacja dokumentów
Nawet najlepiej zrealizowany projekt może spotkać się z zarzutami, jeśli dokumentacja dotycząca projektu jest nieuporządkowana, brakuje oryginałów lub materiały są trudne do weryfikacji. Przygotowujemy dokumentację do kontroli w sposób uporządkowany i zgodny z wymaganiami – tworzymy zestawienia, porządkujemy pliki i zapewniamy szybki dostęp do wszystkich niezbędnych dokumentów.
Kontrola projektów dotacji z Unii Europejskiej – dlaczego warto mieć nas przy sobie?
Dzięki naszemu wsparciu zminimalizujesz ryzyko korekt i zwrotu środków, zyskując spokój oraz profesjonalne przygotowanie do każdej kontroli. Działamy z wyprzedzeniem, porządkujemy dokumentację, reprezentujemy Cię przed urzędem i zapewniamy pewność, że projekt spełnia wszystkie formalne wymagania.
Minimalizacja ryzyka finansowego klienta
Wychwytujemy błędy i nieścisłości w dokumentacji na wczesnym etapie, co pozwala uniknąć korekt i zwrotu środków.
Komfort i bezpieczeństwo dla klienta
Przejmujemy ciężar formalności, przygotowujemy dokumenty i wspieramy podczas kontroli, zapewniając spokój w stresującym procesie.
Doświadczenie i profesjonalna reprezentacja
Dzięki wieloletniej praktyce wiemy, na co zwracają uwagę instytucje i skutecznie reprezentujemy klienta w kontaktach z kontrolującymi.
Mowią o nas
Dla nich pozyskaliśmy już dofinansowania projektów
Przydatna wiedza o dotacjach
Procedura kontroli dotacji – FAQ
Potrzebujesz wsparcia w rozliczeniu projektu?
Skontaktuj się z nami i sprawdź, co możemy dla Ciebie zrobić
