Zasady informacyjno-promocyjne w projektach UE – jak ich przestrzegać i nie narazić się na obcięcie dofinansowania?

Jeśli korzystasz z funduszy unijnych, obowiązują Cię konkretne zasady informacyjne i promocyjne. Nie są one tylko formalnością. To twardy wymóg wynikający z przepisów unijnych i zapisów umowy o dofinansowanie. Brak oznaczeń, brak informacji na stronie czy zignorowanie logotypów może skutkować uznaniem wydatku za niekwalifikowalny lub korektą finansową. W tym artykule omawiamy, jak zadbać o promocję projektu w praktyce: bez lania wody, za to z konkretem i gotową listą działań.

Czym są działania informacyjno-promocyjne?

Każdy beneficjent środków unijnych ma obowiązek informowania o fakcie otrzymania wsparcia z Funduszy Europejskich. Celem jest pokazanie, że dane przedsięwzięcie jest współfinansowane ze środków publicznych – a tym samym budowanie świadomości i zaufania do UE jako instytucji wspierającej rozwój gospodarczy, społeczny i technologiczny.

Obowiązkowe elementy promocji projektu

Każdy beneficjent realizujący projekt współfinansowany z Funduszy Europejskich ma obowiązek informowania o wsparciu publicznym. Zasady te zostały precyzyjnie opisane w podręczniku informacyjno-promocyjnym i są obligatoryjne już od momentu podpisania umowy o dofinansowanie. Ich niedopełnienie może skutkować korektą finansową. Kluczowe wymagania obejmują:

Umieszczenie logotypów: Fundusze Europejskie, Rzeczpospolita Polska, UE oraz w zależności od programu herb lub oficjalne logo promocyjne województwa – na wszystkich materiałach i dokumentach.

Wszystkie materiały informacyjne, promocyjne oraz dokumenty związane z realizacją projektu muszą zawierać zestaw obowiązkowych logotypów:

znak Funduszy Europejskich (w zależności od programu, np. Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki),
flaga Unii Europejskiej z dopiskiem „Unia Europejska”,
znak Rzeczpospolitej Polskiej (godło i napis „Rzeczpospolita Polska”),
herb lub oficjalne logo promocyjne województwa

Logotypy te muszą być umieszczone w odpowiedniej kolejności, wielkości i proporcji – zgodnie z wytycznymi zawartymi w załączniku graficznym podręcznika. Należy stosować je na wszystkich: materiałach szkoleniowych, ulotkach, prezentacjach, slajdach, raportach, pismach, formularzach, a także fakturach, umowach czy dokumentach księgowych, jeżeli dotyczą projektu.

Wskazanie źródła finansowania i nazwa programu, np. Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki.
Umieszczenie informacji o współfinansowaniu na stronie internetowej.

Jeśli beneficjent posiada stronę internetową, zobowiązany jest do umieszczenia na niej zakładki lub wyraźnego bloku informacyjnego o realizowanym projekcie. Informacja ta musi zawierać:

tytuł projektu,
cel projektu,
wartość dofinansowania,
opis współfinansowania ze środków UE,
logotypy wskazane powyżej.

Informacje te muszą być dostępne co najmniej do końca okresu trwałości projektu.

Oznaczenie środków trwałych, maszyn, sprzętu i innych zakupów objętych projektem.

Wszystkie środki trwałe, maszyny, urządzenia, oprogramowanie, a także wyposażenie zakupione w ramach projektu muszą być trwale oznaczone naklejkami zawierającymi obowiązkowe logotypy i informację o współfinansowaniu z Funduszy Europejskich. Naklejki muszą być wykonane w sposób trwały, czytelny i nieusuwalny w trakcie eksploatacji urządzenia.

W przypadku sprzętu komputerowego oznakowanie powinno być umieszczone w widocznym miejscu na obudowie. Analogicznie – meble, elementy wyposażenia czy pojazdy muszą mieć trwałe oznaczenia.

Tablice i plakaty informacyjne – obowiązkowe w zależności od wartości projektu i jego charakteru.

Zasady umieszczania plakatów i tablic są uzależnione od wartości projektu oraz jego charakteru:

Plakat informacyjny (minimum A3) – wymagany w każdym projekcie, w którym nie ma obowiązku instalacji tablicy. Powinien zawierać co najmniej tytuł projektu, jego cel, wartość dofinansowania, źródło finansowania i obowiązkowe logotypy. Plakat musi być umieszczony w widocznym miejscu, np. na ścianie biura, przy wejściu do budynku lub w przestrzeni wspólnej, tak aby był dostępny dla klientów, kontrahentów i gości.
Tablica informacyjna – obowiązkowa, jeśli całkowity koszt projektu przekracza równowartość 500 tys. euro. Tablica powinna być umieszczona w miejscu realizacji projektu, trwale związana z gruntem lub obiektem, wykonana z trwałych materiałów odpornych na warunki atmosferyczne. Musi być zachowana przez cały okres trwałości projektu.
Informowanie o projekcie w mediach społecznościowych.

Beneficjent ma obowiązek posiadania mediów społecznościowych (np. Facebook, LinkedIn, Instagram), i informowania o realizowanym projekcie również za ich pośrednictwem. Posty muszą zawierać:

tytuł projektu lub jego skróconą nazwę,
- podkreślenie faktu otrzymania wsparcia finansowego z Unii Europejskiej, czyli: znak Funduszy Europejskich, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej i znak Unii Europejskiej,
- zadania, działania, które będą realizowane w projekcie (opis, co zostanie zrobione, zakupione, itp.),
- grupy docelowe (do kogo skierowany jest projekt, kto z niego skorzysta),
- cel lub cele projektu,
- efekty, rezultaty projektu (jeśli opis zadań, działań nie zawiera opisu efektów, rezultatów),
- wartość projektu (całkowity koszt projektu),
- wysokość wkładu Funduszy Europejskich
- odpowiednie hashtagi #FunduszeUE, lub #FunduszeEuropejskie

Działania informacyjno-promocyjne w praktyce

W praktyce działania promocyjne oznaczają wdrożenie kilku prostych, ale obowiązkowych elementów.

Na stronie internetowej firmy należy umieścić zakładkę lub blok informacyjny o realizowanym projekcie, z wymaganą treścią i logotypami. Jeżeli strona nie jest prowadzona – obowiązki mogą zostać przeniesione na profil społecznościowy, o ile jest on aktywny i publiczny.

W przypadku zakupu sprzętu, maszyn lub wyposażenia – każdy z tych elementów musi być oznaczony trwałą, widoczną naklejką lub tabliczką informującą o współfinansowaniu z UE. Naklejki powinny zawierać zestaw logotypów, nazwę projektu, hasło promocyjne oraz informację o współfinansowaniu. Należy je trwale przymocować do danego środka trwałego w widocznym miejscu – np. na froncie maszyny lub obudowie komputera. Zaleca się, aby zdjęcia oznakowanych środków trwałych były przechowywane jako dowód w dokumentacji projektu.

Warto pamiętać również o oznaczeniu dokumentacji projektowej: korespondencja, umowy, faktury, protokoły – wszystkie muszą być opatrzone wymaganymi logotypami lub adnotacją o współfinansowaniu. Jeśli prowadzisz szkolenia lub wydarzenia w ramach projektu – musisz zadbać o ich odpowiednią oprawę wizualną: banery, roll-upy, prezentacje, listy obecności, certyfikaty, agendy, zeszyty czy teczki dla uczestników.

Czego unikać? Najczęstsze błędy beneficjentów

Brak informacji o projekcie na stronie internetowej
Nieoznakowanie zakupionych środków trwałych – brak stosowania naklejek lub ich błędna treść
Stosowanie nieaktualnych lub nieprawidłowych logotypów
Brak wskazania źródła finansowania i programu
Zbyt późne lub całkowite pominięcie obowiązku tablicy lub plakatu informacyjnego
Brak oznaczeń na dokumentach projektowych
Ograniczenie działań tylko do jednego kanału (np. tylko strona www bez social mediów)

Podsumowując

Zasady informacyjno-promocyjne nie są formalnością, którą można pominąć. Instytucje kontrolujące przykładają do nich dużą wagę – a nieprawidłowości w tym zakresie często kończą się korektą finansową. Co istotne: nawet jeśli projekt przebiegł prawidłowo, a rezultaty są osiągnięte – brak oznaczeń może podważyć kwalifikowalność wydatku.

Dlatego lepiej dmuchać na zimne. Zrób checklistę, oznacz wszystko, co trzeba i udokumentuj to (np. zdjęcia, screeny, wydruki). Przechowuj wzory naklejek, plakatów, tablic i dokumentacji jako załączniki. Masz wątpliwości? Napisz – przygotujemy dla Ciebie wzory oznaczeń, gotowy plakat informacyjny oraz instrukcję oznaczania zakupionych środków trwałych.