Czym jest projekt B+R i jak go zaplanować?

Projekt B+R to przedsięwzięcie, którego celem jest opracowanie innowacji – produktu lub procesu – poprzez zaplanowane, metodyczne działania badawczo-rozwojowe. W praktyce oznacza to stworzenie rozwiązania, którego dotąd nie było, lub znaczące ulepszenie istniejącego – w sposób potwierdzony wiedzą naukową, eksperymentalnie i na podstawie realnej potrzeby rynkowej. Nie chodzi tu o „ulepszanie dla samego ulepszania”, ale o trwałą zmianę technologiczną, która finalnie zostanie wdrożona do działalności gospodarczej.

Aby projekt mógł zostać uznany za B+R, musi spełnić konkretne kryteria formalne i merytoryczne. Kluczowe jest rozróżnienie pomiędzy badaniami przemysłowymi, pracami rozwojowymi, a działaniami, które są jedynie rutynowe, usługowe lub techniczne – i z tego powodu nie mogą być finansowane jako B+R.

Badania przemysłowe i prace rozwojowe – czym się różnią?

Badania przemysłowe polegają na zdobyciu nowej wiedzy lub umiejętności, która może posłużyć do opracowania nowych lub znacąco ulepszonych rozwiązań. Przykładowo: stworzenie algorytmu, który w sposób unikalny rozpoznaje cechy materiałowe metalu na podstawie obrazu mikroskopowego, to badanie przemysłowe – ponieważ wymaga opracowania metody, której wcześniej nie było.

Prace rozwojowe to działania, które wykorzystują już dostępną wiedzę – także zdobytą w toku badań przemysłowych – po to, by stworzyć działający prototyp, przetestować go, skalować i przygotować do wdrożenia. Działania te mogą obejmować testowanie, demonstracje, projektowanie pilotażowe i walidację.

Wszystko, co nie wnosi nowej wiedzy, nie rozwiązuje problemu badawczego lub technologicznego, i co można wykonać standardowymi narzędziami bez ryzyka niepowodzenia – nie jest uznawane za działalność B+R.

Przykład projektu – co jest B, a co R,?

Załóżmy, że firma zajmująca się obróbką metalu chce opracować nową technologię laserowego cięcia materiałów wysokowęglowych o nieregularnej strukturze. Dziś cięcie takich materiałów kończy się dużymi stratami i pęknięciami. Celem projektu ma być opracowanie urządzenia, które zminimalizuje te straty.

Badania przemysłowe: zespół analizuje wpływ długości fali lasera i rodzaju impulsu na reakcję materiału. Tworzy modele teoretyczne i przeprowadza testy laboratoryjne. To etap zdobywania nowej wiedzy.

Prace rozwojowe: zespół projektuje prototyp urządzenia, buduje wersję pilotażową, wdraża oprogramowanie sterujące, testuje na próbkach produkcyjnych i analizuje wydajność. To przekucie wiedzy w gotowy produkt.

Czego B+R na pewno nie obejmuje?

Do prac B+R nie kwalifikują się czynności:

• tworzenie aplikacji biznesowych i systemów informatycznych na podstawie znanych metod,
• dodawanie funkcjonalności do istniejących programów,
• tworzenie stron internetowych z użyciem gotowych narzędzi,
• standardowe kodowanie, testy bezpieczeństwa i spójności danych,
• dostosowywanie gotowych produktów bez elementu nowej wiedzy,
• rutynowe debugowanie (jeśli nie są częścią etapu eksperymentalnego).

Jakie koszty mogą być kwalifikowane w projektach B+R?

Koszty muszą być bezpośrednio związane z działaniami badawczo-rozwojowymi:

1. Koszty personelu projektu: 

Dotyczą wynagrodzeń osób realizujących zadania badawcze (naukowców, techników, pracowników pomocniczych). Mogą to być osoby zatrudnione na umowę o pracę, lub zlecenie. Wynagrodzenia obejmują podstawę, premie, dodatki, składki ZUS oraz proporcjonalne koszty urlopów i zwolnień. 

• Usługi zewnętrzne (podwykonawstwo): 

Obejmują koszty usług badawczych świadczonych przez zewnętrzne podmioty. Zazwyczaj koszty te są limitowane i wynoszą do 50% kosztów B+R. Wykluczone są usługi pomocnicze (księgowe, prawne), które zalicza się do kosztów pośrednich.

• Amortyzacja sprzętu i aparatury: 

Można rozliczyć część kosztów używania sprzętu badawczego w projekcie, w proporcji do jego wykorzystania. Warunkiem jest posiadanie środka trwałego i wykorzystywanie go zgodnie z celem projektu.

• Amortyzacja budynków: 

Dotyczy wyłącznie powierzchni używanej w projekcie, np. laboratoriów. Koszty rozliczane są proporcjonalnie do czasu i zakresu użycia.

• Nieruchomości: 

Kwalifikowalne są koszty dzierżawy gruntów lub opłat za użytkowanie wieczyste, jeśli są wykorzystywane wprost do realizacji prac B+R.

• Wartości niematerialne i prawne: 

Obejmują licencje, know-how, nieopatentowaną wiedzę, ekspertyzy zakupione od osób trzecich na warunkach rynkowych. Muszą być niezbędne dla realizacji projektu.

• Materiały i dostawy: 

Dotyczą zakupu odczynników, półproduktów, elementów do budowy prototypów. Nie obejmują jednak zakupu maszyn i urządzeń jako środków trwałych, nawet jeśli te maszyny i urządzenia będą zainstalowane jako elementy w prototypie lub linii pilotażowej/ demonstracyjnej..

• Usługi zewnętrzne operacyjne: 

Dotyczą kosztów takich jak subskrypcje oprogramowania (na czas projektu), wynajem aparatury i powierzchni laboratoryjnej, opłaty transportowe, opłaty za dopuszczenie do badań, czy inne usługi techniczne niebędące podwykonawstwem.

• Koszty pośrednie rozliczane ryczałtowo): 

Obejmują koszty zarządzania, administracji, obsługi biura, mediów, sprzątania, ochrony, IT, promocji – czyli wszystkie koszty ogólne nieprzypisane bezpośrednio do zadań B+R. Są rozliczane ryczałtowo jako 25% kosztów bezpośrednich (z wyłączeniem podwykonawstwa) i nie wymagają dokumentowania fakturami.

Poziom dofinansowania projektów B+R

Poziom dofinansowania kosztów kwalifikowanych w projektach badawczo-rozwojowych uzależniony jest przede wszystkim od statusu wnioskodawcy (mikro, mały, średni lub duży przedsiębiorca), rodzaju prowadzonych prac (badania przemysłowe lub prace rozwojowe) oraz spełnienia dodatkowych warunków, które umożliwiają zastosowanie premii zwiększających intensywność pomocy.

Zgodnie z przepisami dotyczącymi pomocy publicznej, podstawowa intensywność wsparcia wynosi:

• do 50% kosztów kwalifikowanych – w przypadku badań przemysłowych,
• do 25% kosztów kwalifikowanych – w przypadku eksperymentalnych prac rozwojowych.

Maksymalna intensywność pomocy może zostać zwiększona poprzez zastosowanie premii, zgodnie z poniższymi zasadami:

Premie za status MŚP

Mikro i małe firmy mają prawo do zwiększenia intensywności pomocy o 20 punktów procentowych, a średnie przedsiębiorstwa o 10 punktów procentowych. Oznacza to, że już sam status firmy może przełożyć się na wyższe dofinansowanie.

Premię można uzyskać również w sytuacji, gdy wyniki badań zostaną szeroko udostępnione, na przykład poprzez publikacje naukowe, konferencje, otwarte bazy danych czy oprogramowanie dostępne bezpłatnie. W takim przypadku intensywność pomocy zwiększa się o 15 punktów procentowych.

Dodatkowe możliwości daje współpraca. Jeżeli projekt jest realizowany wspólnie przez co najmniej dwie niezależne firmy, przy czym żadna z nich nie ponosi większości kosztów i jedna z nich jest mikro, małym lub średnim przedsiębiorstwem, poziom wsparcia rośnie o kolejne 15 punktów procentowych. Podobny wzrost intensywności można uzyskać, gdy projekt jest realizowany we współpracy z jednostką naukową, która pokrywa część kosztów i ma prawo do publikowania wyników badań.

Znaczenie ma również lokalizacja prowadzenia prac. W przypadku województw dolnośląskiego i wielkopolskiego oraz części gmin w regionie warszawskim można uzyskać dodatkowe 5 punktów procentowych. Jeżeli projekt realizowany jest w jednym z województw Polski wschodniej, centralnej lub południowej, na przykład w łódzkim, śląskim, lubelskim czy małopolskim, premia może wynieść 15 punktów procentowych. Należy pamiętać, że premii terytorialnych nie można łączyć ze sobą i zawsze obowiązuje niższa z nich.

Podsumowanie poziomu dofinansowania w projektach B+R

Status przedsiębiorstwa	Badania przemysłowe	Badania przemysłowe (z premią 15 p.p.)	Badania przemysłowe (z premią 5 p.p.)	Prace rozwojowe	Prace rozwojowe (z premią 15 p.p.)	Prace rozwojowe (z premią 5 p.p.)
Mikro	70%	80%	75%	45%	60%	50%
Małe	70%	80%	75%	45%	60%	50%
Średnie	60%	75%	65%	35%	50%	40%
Duże	50%	65%	55%	25%	40%	30%

Podsumowując

Projekty badawczo-rozwojowe to przedsięwzięcia, które obejmują zarówno badania przemysłowe, jak i prace rozwojowe, prowadzące do powstania nowych lub istotnie ulepszonych produktów, procesów czy usług. Istotą prac B+R jest element nowości i niepewności – chodzi o takie działania, które wymagają poszukiwania rozwiązań i wnoszą nową wartość do praktyki gospodarczej.

Do kosztów kwalifikowanych w projektach B+R można zaliczyć m.in. wynagrodzenia osób zaangażowanych w realizację badań i rozwoju, amortyzację lub leasing aparatury i urządzeń wykorzystywanych w projekcie, koszty materiałów i surowców, a także wydatki związane z nabyciem wyników badań, licencji czy usług doradczych świadczonych przez jednostki naukowe. Wydatki te muszą być bezpośrednio powiązane z prowadzonymi pracami, a ich zasadność i niezbędność dla realizacji projektu powinna być jasno uzasadniona.

Nie wszystkie działania można jednak uznać za prace B+R. Do czynności niekwalifikowalnych zalicza się np. rutynowe tworzenie aplikacji biznesowych w oparciu o znane narzędzia, dodawanie standardowych funkcjonalności do istniejącego oprogramowania, budowę stron internetowych, stosowanie gotowych metod kodowania czy zwykłe usuwanie błędów (debugowanie) po zakończeniu fazy eksperymentalnej. Kluczem do odróżnienia prac B+R od zadań rutynowych jest ocena, czy projekt wnosi element nowej wiedzy i tworzy innowacyjne rozwiązania.

Wysokość dofinansowania zależy od wielkości przedsiębiorstwa, rodzaju prowadzonych prac oraz warunków dodatkowych. Podstawowe poziomy wsparcia wynoszą 50% dla badań przemysłowych i 25% dla prac rozwojowych. Dzięki premii mikro i małe firmy mogą zwiększyć intensywność wsparcia nawet do 80% kosztów badań i 60% kosztów rozwoju, średnie do 75% i 50%, a duże do 65% i 40%. Premie można uzyskać za rozpowszechnianie wyników badań, współpracę między przedsiębiorstwami lub z jednostkami naukowymi, a także za lokalizację projektu w wybranych województwach i regionach.

Dobrze przygotowany projekt B+R wymaga jasnego rozróżnienia między badaniami a rozwojem, precyzyjnego opisania kosztów i ich związku z celami projektu oraz analizy możliwości zwiększenia intensywności wsparcia. Dzięki temu przedsiębiorca może nie tylko otrzymać wysokie dofinansowanie, ale także realnie wzmocnić swoją pozycję na rynku poprzez wdrożenie innowacyjnych rozwiązań.